Hoe de context het verschil maakt

Wat heeft gewerkt in het creëren van de juiste context voor de SOLworld conferentie in Mechelen?

Die vraag stelden we ons nadat we moe én heel tevreden de conferentie afsloten. We creëerden een context waar ‘in good company’ -in goed gezelschap zijn- centraal stond. We maakten daarvoor enkele niet alledaagse keuzes die goed werkten en en bouwden verder op sterke tradities. Hier ter inspiratie wat we leerden:

Het voelde wat onwennig toen we het hardop zeiden tegen de deelnemers. “We hebben geen linyards met namen op voorzien. Het idee is dat je gewoon de naam van de ander vraagt”, én zeiden we erbij, “laten we afspreken dat iemands naam vragen voor de derde, vierde of vijfde keer een teken van interesse is!” We wilden zo weinig mogelijk afval creëren, dus weg met die onnozele plastic linyards. En gelijk verlaagden we de drempel door ‘elkaar aanspreken’ gelijk te stellen aan ‘in heb interesse in jou, ook al ben ik je naam even kwijt’. Het voelt voor iedereen wel eens ackward om iemand aan te spreken, en zo normaliseerden we dat ineens.

Bij alles dat we deden vroegen we ons af, zijn we hier goede gastvrouwen en -heren? We zorgden ervoor dat iedereen ontvangen werd, persoonlijk met een korte babbel. We lieten tijdens het openingsmoment iedereen even opstaan, in groepen van hoeveel SOLworld conferenties je al bezocht had - dit met name om de mensen die voor het eerst kwamen het gevoel te geven dat ze gezien en verwelkomd werden. En we zetten de toon door zelf steeds mensen aan te spreken, elke vraag vriendelijk te beantwoorden en mensen aan elkaar voor te stellen. Een praktijk zo oud als de wereld, maar ze werkt.

Een andere belangrijke beslissing: we maken het licht en luchtig. Wat we deden was plezant, simpel en eenvoudig op te lossen. Wanneer iets ingewikkeld werd, deden we het niet of vroegen we ons af hoe kan dit simpeler? Dit betekent niet dat we niet hard werkten, we deden veel en veel tegelijk. We lachten veel en dat zette zich door tijdens de conferentie. Meerdere deelnemers gaven ons terug dat we als team zo ontspannen waren. Ook daar: we waren in good company!

Ook een keuze die niet alledaags is en die we heel consequent gevolgd hebben: als je komt naar de conferentie, dan kom je heel de conferentie. Daardoor vielen mensen af, die graag één dag waren gekomen, of slechts beperkt tijd hadden. En toch hielden we onze poot stijf. We wilden cherry-picking voorkomen én geen onderscheid maken tussen deelnemers en zij die bijdroegen via een workshop of presentatie. Deelnemers zijn bijdragers en omgekeerd. Niemand kreeg betaald voor het geven van een presentatie of workshop. Door iedereen er heel de conferentie te laten zijn kon er een gemeenschapsgevoel ontstaan en was er alle ruimte om kennis te delen. Een mooi resultaat hiervan was onze Open Space die zoveel bijdrages kende dat we het aantal slots moesten verdubbelen. Velen die niet in het officiële programma presenteerden, voelden zich gesterkt en deelden hun kennis daar.

Één avond van de conferentie nodigden we mensen uit voor een blind date dinner. Je kon je inschrijven om met een groep mensen te gaan eten, in een restaurant dat je niet kende en zonder te weten met wie je daar aan tafel zou zitten. Wij reserveerden de restaurants en bedeelden mensen een plek toe. Ook hier faciliteerden we de ontmoeting en maakten we het ontmoeten van iemand die je nog niet kende vanzelfsprekend. In een rustige setting aan tafel werd het aangenaam babbelen.

Omdat iedereen ook altijd nog andere talenten bezit én omdat het fun is, organiseert elke SOLworld conferentie een Cabaret avond. Ook hier zijn het de deelnemers die optreden. Deze sterke traditie zetten we natuurlijk voort en zo plezant om te zien hoe mensen zich gewoon hadden opgegegeven en een stukje muziek brachten, een mop vertelden, of een trucje deden. De dansvloer nadien was ineens ook goed gevuld!

En tenslotte, maar o zo belangrijk: de ruimte waar je bent. Hoe schoon is het Predikheren in Mechelen, een oud klooster verbouwd tot openbare bibliotheek en tot een ontmoetingsplek voor de stad en de wereld. En ja, we brachten de wereld - van Canada tot China - hier naartoe. De magie hing hier al in de muren, klaar om ons te ontsmetten.

In deze context vond een rijke conferentie plaats, waar veel kennis is uitgewisseld, inspiratie werd opgedaan en vooral waarbij veel ontmoetingen plaatsvonden. We sluiten SOLworld af met het volle vertrouwen dat het ripple-effect nog wel even voortduurt.