Goede teamvergaderingen als sleutel tot een goede teamwerking

Heb je er al eens bij stilgestaan dat een teamvergadering een belangrijke spiegel is voor je teamwerking? Lopen teamvergaderingen goed, dan zit meestal ook je teamwerking goed. De  sfeer die je tijdens een meeting proeft, zal je ook elders herkennen. Vandaar dat het zo ontzettend belangrijk is om veel aandacht te besteden aan je teamvergaderingen. Het is daar en dan dat je kan leren om goed met elkaar in gesprek te gaan. Een gesprek dat vertrouwen, verbinding en richting geeft aan de samenwerking.

Het is niet zo moeilijk om een hele rits tips te verzamelen over hoe je een goede teamvergadering organiseert. En ja, de meeste tips zijn nuttig. Ook wij geven graag aandachtspunten mee aan onze klanten. Je vindt ze ook in de presentatie die we een tijdje geleden gaven. En laat ons wel wezen, heel wat teamvergaderingen hebben baat bij het toepassen van enkele belangrijke vuistregels. En toch. Dan heb je een goede agenda, een vergaderstructuur en een reeks afspraken. Dan blijkt dat je heel efficiënt vergadert, maar dat het toch niet helemaal loopt zoals je zou willen. Er ontbreekt plezier, betrokkenheid en goesting om met zaken aan de slag te gaan. Herken je dat? Het is in een teamvergadering niet anders dan in je teamwerking. Daar waar afspraken en procedures het overnemen ontstaan saaie organisaties en dus saaie meetings.

Een goede teamvergadering is er één die de teamleden zelf hebben vormgegeven. Waar ze samen verantwoordelijkheid voor dragen. Samen kunnen en mogen reflecteren over wat je belangrijk vindt in een vergadering en hoe je dat dan concreet aanpakt, is een sterk begin van het verhaal. De teamleden horen van elkaar dat daar ook verschillen op zitten. De ene legt de nadruk meer op verbinding en de andere op effectiviteit. De ene vindt dat er wel wat informatie over de brede organisatie gedeeld mag worden en de andere vindt dat je dat ook kan lezen op het intranet. Deze uitwisseling van ideeën, het erkennen van verschillen en het samen bepalen van hoe je het wel en niet wil aanpakken, is cruciaal. Je maakt afspraken waar iedereen voor wil gaan en daar ga je in de praktijk mee aan de slag.

Heel wat vergaderwensen zijn niet zomaar 1-2-3 gerealiseerd. Zo maken medewerkers bijvoorbeeld afspraken over ‘open communicatie’, je eigen stem laten horen’ of ‘respectvol omgaan met een andere mening’. Maar hoe doe je dat dan in de praktijk? Een teamvergadering is daarvoor de uitgelezen oefenplek. Stel dat ‘begripvol luisteren’ een werkpunt is in jouw team. Vestig daar dan in het begin van de vergadering de aandacht op. Terwijl je de verschillende agendapunten behandeld, hou je daar telkens opnieuw rekening mee. Aan het einde van de vergadering kan je dan even de tijd nemen om heel concreet te benoemen wat er op dat vlak goed gewerkt heeft en wat misschien nog beter kan. Zo verbeter je niet alleen je teamvergadering, maar ook de overlegcultuur in je organisatie.

Mensen zijn gewoontedieren en toch doet verandering van spijs eten. We voelen ons comfortabel bij goede vergaderafspraken en af en toe mag het even anders. Dat houdt ons wakker, maakt het plezierig en geeft extra pit. Het is eveneens een mooie manier om creativiteit en out of the box denken deel te laten zijn van je teamcultuur. Doe eens een stretch-oefening tussendoor. Vergader eens staand, nodig iemand uit, werk in subgroepjes, doe een korte oefening rond constructief dialogeren, enz. Er zijn zoveel manieren om net weer eens iets anders te doen.

Je merkt het al. Reflecteren over teamvergaderingen is uiterst boeiend. En als je weet hoe je dat gesprek goed met je teamleden kan voeren dan kan je samen een mooi verhaal schrijven dat niet alleen leidt tot interessante teamvergaderingen, maar ook tot een betere teamwerking.

Vonneke Beeker en Chris Aertsen organiseren op 10 september een workshop over Oplossingsgericht vergaderen. Een dag waarop jij kan leren hoe je samen met je team je teammeeting onder handen kan nemen.

Meer info over de opleiding vind je hier.

Onze presentatie met 10 tips sturen we je graag toe als je ons een mailtje stuurt.