You are here

Oplossingsgericht vergaderen - SF Toepassingsdag

Bestaat dit nu ook al! Oplossingsgericht vergaderen? Zeker weten.

Als organisatiecoaches krijgen we vaak de vraag om de overleg- en vergadercultuur in organisaties te optimaliseren. In middelgrote en grote organisaties wordt heel wat vergaderd. Dat neemt veel tijd in beslag. Erger nog, heel wat medewerkers begrijpen niet altijd het nut van al die vergaderingen. Ja, dan is het begrijpelijk dat je dat eens onder de loep wil nemen. Maar zoals het vaak gaat, denken leidinggevenden of medewerkers dat je na een grondige analyse kan komen tot duidelijke vergaderformats en dat het probleem dan van de baan is. En daar wringt het schoentje. Uiteraard zijn er een heleboel vormelijke elementen die je best overweegt, zoals:

  • agenda opstellen vooraf of aan het begin van de vergadering;
  • duidelijk aangeven wat punten ter info, ter discussie, ter beslissing enz. zijn;
  • doelstelling van de vergadering helder hebben, is het een infovergadering, een werkvergadering, een expertise-uitwisseling,…
  • iemand die de vergadering leidt of faciliteert en er zorg voor draagt dat er helderheid is aangaande de outcome;
  • iemand die verslag maakt en ook noteert wie wat doet tegen wanneer, misschien in een voorbereid sjabloon.

 

En zo zijn er nog een hele resem overwegingen die nuttig zijn om te bekijken en die zeker ook bijdragen. Echter als we ons hier toe beperken, gaan we wel op een zeer instrumentele manier om met hoe mensen op de beste manier in overleg gaan. Mensen zijn complexe wezens en dat maakt overleg tussen mensen nog vele malen complexer. 

Vandaar dat je ook enige flexibiliteit moet bewaren en elke vergadering ook als een uniek overlegmoment moet zien. De oplossingsgerichte manier van werken en vergaderen is dan een onontbeerlijke troef.

Er is één gouden vraag die vergaderingen echt nuttig kan maken en dat is de nuttigheidsvraag. Deze vraag kan je een paar keer per vergadering stellen, zoals:

1) aan het begin van de vergadering: ‘Wanneer zal deze vergadering voor ieder van jullie nuttig zijn? Wat moet er dan ter sprake komen? Zo draag je er zorg voor dat de juiste agenda opgemaakt wordt en dat de vergadering ook effectief voor alle aanwezigen nuttig zal zijn.

2) tijdens de vergadering: ‘Wanneer zal het bespreken van dit agendapunt nuttig zijn geweest? Met deze vraag draag je er zorg voor dat je doelgericht agendapunt per agendapunt kan overlopen en steeds weet wat de gewenste outcome is.

3) aan het einde van de vergadering: ‘Wat maakt dat deze vergadering nuttig is geweest? En hoe kunnen we de volgende vergadering nog nuttiger maken?’ Met deze vraag evalueer je het verloop van de vergadering en krijg je inzicht over hoe je een volgende vergadering nog beter kan laten verlopen. Flexibel werken en voortschrijdend inzicht dus

We zoomen in op diverse deelaspecten zoals: Wie nodig je uit voor een vergadering en hoe betrek je alle aanwezigen bij de vergadering? Hoe blijf je waakzaam over het goede verloop van een vergadering? Hoe houd je vergaderingen aangenaam en kort? Hoe bevorder je de constructieve dialoog? Hoe zorg je voor een duidelijk resultaat aan het einde van de vergadering? En hoe kan je je vergaderskills continu evalueren en verbeteren?

Aan het einde van deze dag: 

  • heb je inzicht in de principes van oplossingsgericht vergaderen;
  • heb je oplossingsgericht samengewerkt met andere experten;
  • heb je ervaren wat de positieve effecten zijn van een oplossingsgerichte vergadering;
  • en heb je zicht op hoe jij van start kan gaan met oplossingsgericht vergaderen in je organisatie of als coach/consultant.

 

Heb je interesse in een dag rond dit thema, laat het ons weten via info@ilfaro.be